pedaleur-logo-blauw-kantlijn

PRIVACYVERKLARING R&TC de Pedaleur – Oirschot

 

R&TC de Pedaleur – Oirschot, (hierna te noemen: 'de Pedaleur', 'de vereniging' of 'wij') gevestigd aan het huisadres van de voorzitter van de vereniging (zie KvK registratie), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

 Contactgegevens:

website: https://www.pedaleur-oirschot.nl

functionaris gegevensbescherming : siraterces.[antispam].@pedaleur-oirschot.nl

Gebruikte systemen en middelen voor verwerking van jouw gegevens:

Onze vereniging maakt gebruik van een integraal administratief systeem dat zowel de ledenadministratie als ledencommunicatie verzorgt. Daarvoor is een contract afgesloten met een externe partij. Wij gebruiken geen andere systemen of overzichten om jouw gegevens vast te leggen en/of te gebruiken. De gegevens die wij verwerken zijn noodzakelijk op basis van jouw lidmaatschap (Overeenkomst) of optioneel met jouw uitdrukkelijke instemming (Toestemming) vastgelegd. Leden van onze vereniging kunnen veel van de vastgelegde gegevens op ieder moment aanpassen door middel van een ter beschikking staande persoonlijke webpagina die is beveiligd met een eigen logincode en wachtwoord.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken:

De Pedaleur – Oirschot verwerkt op basis van je lidmaatschap (Overeenkomst) jouw gegevens voor de volgende doelen:

  • Je te kunnen idientificeren als uniek lid;
  • Het afhandelen van jouw betaling(en) en declaraties;
  • Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren;
  • Je de mogelijkheid te bieden om een online account te gebruiken;
  • Statistische (anonieme) overzichten te kunnen opstellen voor verenigingsgebruik .

De Pedaleur – Oirschot verwerkt op basis van jouw vrijwilligheid (Toestemming) jouw gegevens voor de onderstaande doelen. Deze toestemming kan pér doel door jou zelf te allen tijde worden gewijzigd:

  • Het verzenden van onze nieuwsbrieven;
  • Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en/of producten;
  • Je te kunnen indelen in rijdersklassen voor wedstrijden;
  • Je in te kunnen zetten voor vrijwiligers diensten;
  • Jubilea, verjaardagen of persoonlijke attenties.

Persoonsgegevens voor bijzondere evenementen

De Pedaleur verzorgt ook bijzondere evenementen welke soms uitsluitend voor leden (besloten) worden georganiseerd of soms waaraan ook niet-leden kunnen deelnemen (open). Inschrijving voor dergelijke evenementen worden beschouwd als een bijzondere Overeenkomst. Onder deze grondslag worden (extra) persoonsgegevens gebruikt voor de duur van het evenement (voor zover deze al niet bekend zijn bij de vereniging). Deelname aan het evenement is altijd vrijwillig. Het verstrekken van (nog te bepalen gegevens) ten behoeve van de correcte uitvoer van het evenement is echter verplicht; anders kan er van deelname geen sprake zijn. Deze gegevens worden gedurende de duur van het evenement gebruikt en daarna verwijderd, tenzij deze onderdeel uitmaken van anoniem statistisch onderzoek.

Een overzicht van de gegevens die we verzamelen:

  • Naam
  • Adres/Woonplaats
  • Leeftijd
  • Geslacht
  • Bankrekeningnummer
  • email adres
  • telefoonnummer
  • lidmaatschapsnummer(s)

 Personen die toegang hebben tot ledengegevens:

Alle personen binnen de vereniging die toegang hebben tot ledengegevens krijgen die rechten op basis van de aan hen toegewezen rol. Zij hebben hiertoe een geheimhoudingsverklaring ondertekend, welke is gedateerd, gemarkeerd en vastgelegd binnen onze vereniging. Op basis van die verklaring is het deze medewerkers niet toegestaan gegevens tot welke zij toegang hebben te delen met derden, te kopiëren of vast te leggen voor eigen gebruik. Nadat deze rechten zijn herroepen of vervallen hebben de betreffende personen voor de extra duur van minimaal een (1) jaar geheimhoudingsplicht.

 Bijzondere en/of gevoelige gegevens die wij verwerken:

Onze website heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar; tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem contact met ons op via onze functionaris gegevensbescherming. Wij zullen dan overwijld deze informatie verwijderen of laten verwijderen.

 Geautomatiseerde Besluitvorming

De Pedaleur zal niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten nemen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zónder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van de Pedaleur) tussen zit. De Pedaleur gebruikt de volgende computerprogramma’s of systemen:

  • e-Captain – geintegreerd systeem voor leden/relatiebeheer, boekhouding, facturaties, activiteiten, websitebeheer en mailings

 Hoe lang we persoonsgegevens bewaren:

De Pedaleur bewaart je gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk, maar tot maximaal 2 jaar na opzegging als lid. Deze termijn wordt noodzakelijk geacht om eventuele achterstallige (financiele) afspraken te kunnen verwerken.

Het kan voorkomen dat er sprake is van zwaarwegende omstandigheden (sterfgeval, bijzonder verzoek). Dan zullen wij per direct de betreffende persoonsgegevens (laten) verwijderen in al onze systemen.

 Delen van persoonsgegevens met derden:

De Pedaleur verkoopt/verstrekt jouw gegevens niet aan derden, maar zal deze uitsluitend verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst (lidmaatschap) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting of vordering. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. De Pedaleur blijft eindverantwoordelijk voor deze verwerkingen.

De Pedaleur verstrekt (delen van) jouw gegevens aan:

  • DISPI/e-Captain - ten behoeve van de hosting/verwerking van ons ledensysteem
  • NTFU - ten behoeve van de verwerking van aangevraagde lidmaatschappen en aanverwante verplichtingen

 Beeldmateriaal

Tijdens door onze vereniging georganiseerde evenementen kunnen er foto’s worden genomen van deelnemers door aangewezen fotografen die daartoe worden verzocht door onze vereniging. Deze foto’s kunnen worden gepubliceerd op onze website en/of worden opgeslagen in ons fotoarchief. De bewaartermijn daarvoor is bepaald op maximaal 10 jaar ivm archiefvorming. De vereniging categoriseert deze foto’s als ‘straatfotografie’ en zullen uitsluitend worden gebruikt voor promotie van de vereniging en door haar te organiseren evenementen.

Indien je bezwaar hebt tegen publicatie of opslag van foto’s waarop jouw beeltenis voorkomt kun je vóór aanvang van het betreffende evenement bezwaar maken (bij inschrijving). Daarbij moet er wel sprake zijn van ‘geen onevenredige inspanning om jou als persoon op een foto te identificeren’ en er moet bovendien sprake zijn van ‘redelijk belang’ tegen publicatie. Tevens bestaat de mogelijkheid om ook ná een evenement te verzoeken om jouw beeltenis niet (meer) herkenbaar weer te geven of op te slaan. Een verzoek hiervoor kan formeel per email worden gericht aan onze functionaris gegevensbescherming van de vereniging met inachtneming van de hiervoor genoemde uitgangspunten.

Voor onze leden wordt impliciete toestemming voor publicatie geregeld bij inschrijving als lid door middel van het accepteren van deze privacyverklaring. In geval een lid minderjarig is, is toestemming van zijn of haar ouder(s) nodig. Pér situatie kan ieder lid beroep doen op verwijdering. De vereniging neemt in geen geval de verantwoordelijkheid voor foto’s die worden genomen door personen die daarvoor niet zijn aangewezen door de vereniging.

 Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken:

De Pedaleur gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw eigen computer, tablet of smartphone; dus niet op onze systemen. Deze cookies gebruiken wij voor de correcte technische werking van onze website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat onze website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zó in te stellen dat deze geen cookies  meer opslaat (voor onze website). Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder werd opgeslagen via de instellingen van je internetbrowser verwijderen.

 Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen:

Je hebt het recht om je persoongegevens in te zien of te corrigeren. Het zelfstandig geheel verwijderen van de informatie zoals vermeld bij ‘persoonsgegevens’ is niet mogelijk en kan alleen door middel van een verzoek daartoe aan siraterces.[antispam].@pedaleur-oirschot.nl worden aangevraagd, omdat dit kan leiden tot een incompleet ledenbestand. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door onze vereniging en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om jouw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde, bestemming, te sturen. Wil je gebruik maken van je recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar: siraterces.[antispam].@pedaleur-oirschot.nl . Om er zeker van te zijn dat een verzoek tot inzage daadwerkelijk door jou is gedaan, vragen wij jou om een kopie van je eigen identiteitsbewijs (dus geen rijbewijs) bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone = de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart/onleesbaar. Dit ter bescherming van je privacy. De Pedaleur zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier (4) weken, op jouw verzoek reageren. De Pedaleur wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De Pedaleur neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Daartoe worden de gegevens veiliggesteld bij gespecialiseerde bedrijven met welke wij een verwerkingsovereenkosmt aangaan. De toegang tot persoonsgegevens door functionarissen binnen de vereniging wordt uitgevoerd conform een functionaris/gegevens protocol, zodat de betreffende functionaris uitsluitend die gegevens kan inzien/verwerken waartoe hij conform zijn rol is bevoegd. Het opstellen van lijstjes op papier/EXCEL of andere media zal door de toepassing van deze methodiek in combinatie met het gebruik van E-captain niet langer noodzakelijk zijn. De bevoegde functionarissen zullen hiervoor worden getraind. Het toezicht hierop en op de algemene toepassing van de wettelijke regelgeving omtrent bescherming van persoonsgegevens wordt binnen onze vereniging uitgevoerd door de functionaris gegevensbescherming ( siraterces.[antispam].@pedaleur-oirschot.nl ) . Als jij de indruk hebt dat jouw gegevens toch niet goed zijn beveiligd of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met op met deze functionaris.

 

Je kunt deze tekst ook downloaden